De la asistencia a la cuota mensual en una escuela de pádel

En una escuela de pádel, el fin de mes suele ser lo peor: una hoja de cálculo, las faltas apuntadas en una libreta del profesor y alumnos que preguntan por qué este mes pagan más. El problema casi nunca es cobrar, sino saber qué hay que cobrar.

La forma más limpia de resolverlo es dejar de pensar en la cuota como una cifra fija. Si la cuota es la suma de las clases que se cobran, y cada clase queda anotada, la cuenta se hace sola y se puede explicar línea a línea.

Primero, las normas

Antes de pasar la primera lista, decide tres cosas y cuéntaselas a los alumnos:

El precio por clase. Hay uno estándar para el curso y, si hace falta, uno propio para un alumno concreto.
Las faltas sin avisar. ¿Se cobran o no? Es un ajuste de cada curso, y por defecto se cobran.
Hasta cuándo se puede avisar. El alumno puede avisar desde la web hasta las horas antes de la clase que elijas, 2 por defecto. Después, tiene que llamar al club.

Pasar lista, desde el móvil

Es lo único que tiene que hacer el profesor, y por eso tiene que ser rápido. En PadelVER, la tarjeta «Hoy» del cuadrante está pensada para el móvil: un botón por alumno que cambia entre «Asistió» y «Faltó», «Todos asistieron» y «Guardar lista».

Si le das al profesor el rol de Entrenador, solo verá sus cursos y sus alumnos. Puede pasar lista y anotar bajas, pero no cambia precios ni cobra cuotas.

Una clase que se queda sin pasar lista se cobra como asistida, y queda marcada en naranja para que alguien la repase. Así, un olvido no le regala la clase a nadie ni deja la cuota a medias.

Las excepciones que siempre pasan

Una cuota clara depende de cómo se tratan los casos que se salen de lo normal:

Baja avisada. El alumno avisa de que no irá a una clase, con un motivo, y esa clase no se cobra. No hace falta apuntar detalles de salud: basta con el motivo.
Falta sin avisar. Se cobra o no, según lo que hayas decidido para el curso.
Recuperación. El alumno recupera una baja avisada en otra clase del curso. Aquella no se cobra y esta sí, por defecto al mismo precio, aunque puedes ponerle otro o regalarla. Cada baja se recupera una sola vez.
Sustituto. Alguien ocupa una plaza en una clase suelta y paga esa clase.
Clase cancelada por el club. No se cobra y la pista queda libre. PadelVER no envía emails en este caso, así que avisa tú a los alumnos.

La cuota, sin hojas de cálculo

Cada alumno tiene una cuota por mes en cada curso, con las clases que se cobran ese mes y su importe. Mientras está pendiente, sigue a la asistencia: si pasas lista o anotas una baja, cambia sola.

Una cuota pagada no cambia. Si algo cambiaría lo que se le cobra a ese alumno ese mes, el panel no lo hace y avisa de cuánto pasaría a cobrarse. Hay que reabrirla, hacer el cambio y volver a cobrarla. Es un paso más, pero evita que el importe de un recibo ya pagado cambie sin que nadie lo sepa.

Avisar antes de cobrar

El aviso de la cuota funciona mejor cuando llega a tiempo de pagar. Por defecto, cada alumno lo recibe el día de su última clase del mes, a las 10:00, con el importe previsto, para que pueda pagar en esa misma clase. Si la clase empieza antes de las 12:00, le llega a las 20:00 de la víspera.

También puedes enviarlo el último día del mes, el día 1 con el mes cerrado, o solo a mano desde el cuadrante. Llega por email y, si el alumno tiene cuenta de jugador, a sus avisos. Si un alumno no tiene email ni cuenta, no se le puede avisar, así que conviene pedirle uno de los dos al inscribirle. Si el alumno es menor, el aviso le llega a quien lo tiene a cargo.

Y cobrar

La cuota se paga en el club, en efectivo o con tarjeta en el datáfono: PadelVER no cobra online. Al marcarla como pagada, entra en la caja del día junto con las reservas y las inscripciones a torneos, y si cobras otra cantidad, como un descuento o un redondeo, la diferencia queda como ajuste con su motivo.

Con todo esto, cuando un alumno pregunte por qué este mes paga lo que paga, la respuesta está en una pantalla: qué clases, cuáles se cobran y a qué precio.